Czasami może być trudno zdecydować, jak długo przechowywać różnego rodzaju dokumenty księgowe, firmowe, bankowe czy kadrowe. Niektóre z nich mają określone przepisami przechowywanie, ale wiele jest charakterystycznych przypadków dla różnych branż. Niezależnie od tego, czy prowadzimy własny biznes, pracujemy na stanowisku księgowym lub kadrowym, dobrze jest znać odpowiedzi na te pytania. Przedstawiamy przegląd najważniejszych zasad dotyczących przechowywania dokumentów i sugerowane okresy przechowywania dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Zapraszamy do rozwiania wszelkich wątpliwości!
Przechowywanie dokumentów księgowych – jak długo to robić?
Cóż, przechowywanie dokumentów księgowych może wydawać się dość skomplikowane, ale postaram się jak najjaśniej przedstawić, jak długo powinieneś je przechowywać! Zasadniczo zgodnie z polskim prawem, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą. Oprócz tego, istnieją również dokumenty, które musisz przechowywać przez 50 lat, takie jak protokoły kontroli skarbowej czy sądowej. Wiem, brzmi niewiarygodnie, ale w razie wątpliwości warto pamiętać o tej regule!
A co z dokumentami firmowymi i kadrowymi?
Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów firmowych, to zdecydowanie warto wiedzieć, że okres obowiązkowego przechowywania może różnić się w zależności od rodzaju tych dokumentów. Na przykład faktury wystawione oraz otrzymane w ramach prowadzenia działalności gospodarczej powinniśmy przechowywać przez 5 lat. Podobny okres przechowywania danych ma tak ważna dla każdego przedsiębiorcy kwestia, jaką są umowy zawarte z innymi firmami czy osobami. W ich przypadku okres wynosi również 5 lat.
Z kolei dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy dokumentacja szkoleniowa związana z bezpieczeństwem i higieną pracy, powinny być zachowywane przez co najmniej 50 lat od dnia sporządzenia. To spory czas, ale uwierz mi, warto się upewnić, że takie dokumenty są przechowywane w odpowiedni sposób!
Dokumenty bankowe – co warto wiedzieć?
Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów bankowych, warto wziąć pod uwagę fakt, że różne instytucje finansowe mają różne zasady dotyczące przechowywania. Najbardziej powszechnym przypadkiem jest przechowywanie wyciągów bankowych przez co najmniej 5 lat. Jednak mogą występować sytuacje, gdy instytucja finansowa wymaga przechowywania takiej dokumentacji na dłuższy okres czasu – dlatego warto sprawdzić z bankiem, jakie są jego konkretne zasady.
Podsumowując – jak długo przechowywać różnego rodzaju dokumenty?
No dobrze, teraz czas na podsumowanie! Jak długo przechowywać różne dokumenty? Pamiętaj, że dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez 5 lat, zaś dokumenty firmowe również przez 5 lat, ze względu na różne przepisy. Niewątpliwie inne kwestie, jak np. dokumenty kadrowe czy szczególnie ważne umowy, trzeba przechowywać przez 50 lat.
Warto dodać, że w przypadku dokumentów bankowych, zasięgnij języka u własnego banku, aby dowiedzieć się, jak długo powinieneś przechowywać wyciągi oraz inne dokumenty finansowe! Ufam, że teraz masz lepsze rozeznanie, co do zachowywania dokumentów i nie będziesz się więcej zastanawiać, jak długo je przechowywać!
Ważne informacje o przechowywaniu dokumentów
W dzisiejszym artykule omówiliśmy istotne zagadnienia dotyczące przechowywania różnych rodzajów dokumentów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie:
Dokumenty księgowe
Zgodnie z polskim prawem, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
Dokumenty firmowe
Okres obowiązkowego przechowywania dokumentów firmowych, takich jak faktury czy umowy, również wynosi 5 lat.
Dokumenty bankowe
Zalecany okres przechowywania wyciągów bankowych wynosi co najmniej 5 lat, jednak różne instytucje finansowe mogą mieć inne zasady. Warto sprawdzić z własnym bankiem, jak długo przechowywać poszczególne dokumenty finansowe.
Dokumenty kadrowe
Urzędowy okres przechowywania dokumentów kadrowych, takich jak umowy o pracę czy świadectwa pracy, wynosi aż 50 lat od dnia sporządzenia.
Warto przestrzegać tych zasad, aby uniknąć problemów związanych z kontrolami skarbowymi czy sądowymi w przyszłości. Pamiętaj, wartościowe informacje na temat przechowywania dokumentów mogą okazać się niezawodnym źródłem wiedzy i ułatwić prowadzenie własnej działalności gospodarczej.
